WhatsApp Business para su consultorio dental: qué enviar cuando usted no está

Antes de activar los mensajes

Revise el horario del perfil comercial y quién puede contestar cuando el consultorio está abierto. Mantenga el teléfono conectado a internet: los mensajes automáticos de la aplicación necesitan conexión activa.

Decida qué puede prometer con seguridad. Si todavía confirma citas manualmente, diga «le confirmaremos disponibilidad», no «su cita quedó agendada». No anuncie atención inmediata fuera de horario si nadie la ofrece.

Configure el mensaje de bienvenida

La bienvenida se envía cuando alguien le escribe por primera vez. También puede enviarse después de 14 días sin actividad en la conversación. No es una respuesta nueva a cada pregunta del paciente.

1. Abra Herramientas en WhatsApp Business y busque Mensaje de bienvenida.
2. Active Enviar mensaje de bienvenida y edite el texto.
3. Revise Destinatarios, elija a quién aplica y guarde los cambios.

Este ejemplo sirve si su consultorio todavía confirma cada horario por mensaje:

Gracias por escribir a [nombre del consultorio]. Nuestro horario es [días y horas]. Indíquenos qué día prefiere para su cita; le confirmaremos disponibilidad.

Configure el mensaje de ausencia

1. En Herramientas, abra Mensaje de ausencia y active Enviar mensaje de ausencia.
2. Edite el texto para explicar cuándo volverá a atender mensajes.
3. En Horario, seleccione Enviar siempre, Horario personalizado o Fuera del horario comercial, según corresponda.
4. Revise Destinatarios y guarde. Puede excluir contactos o limitar el envío a contactos seleccionados.

Para la opción fuera del horario comercial, compruebe primero los horarios de su perfil. Use un horario personalizado si el consultorio cierra por vacaciones o durante una fecha concreta. Los nombres de los menús pueden variar según la versión.

Gracias por escribir a [nombre del consultorio]. En este momento estamos fuera de horario. Volvemos a atender mensajes [día y hora]. Las citas se confirman cuando revisemos su solicitud.

Sustituya los corchetes antes de guardar. Evite pedir fotografías, diagnósticos o información clínica en una respuesta automática. La conversación administrativa no sustituye una valoración dental.

Si tiene un enlace de recepción

Puede incluir la dirección de su recepción en el texto que prepara. Primero compruebe que abre correctamente desde otro teléfono. Si todavía no está activa, no la envíe a pacientes.

Gracias por escribir a [nombre del consultorio]. Estamos fuera de horario. Puede consultar horarios y solicitar una cita con nuestro asistente virtual aquí: [enlace de recepción].

Con ClinicAI Pro, el paciente sale del mensaje de WhatsApp y abre una recepción web. Ahí conversa con el asistente virtual y elige un horario disponible. No son respuestas automáticas dentro del chat de WhatsApp.

El consultorio conserva su número. Para los recordatorios, el panel prepara un mensaje de WhatsApp; usted revisa y toca enviar. No prometemos que el teléfono mande esos recordatorios sin su intervención.

Pruebe antes de recibir pacientes

• Desde otro número, escriba durante el horario de ausencia seleccionado y revise qué mensaje llega.
• Compruebe los destinatarios si no recibe respuesta; una exclusión puede dejar ese número fuera.
• Revise la conexión del teléfono y que los cambios hayan quedado guardados.
• Si incluyó un enlace, ábralo y confirme nombre, servicios, precios y horarios antes de compartirlo.
• No confunda el mensaje de bienvenida con el de ausencia: tienen condiciones de envío diferentes.

Una respuesta automática no demuestra que haya una cita. Verifique la confirmación y el registro en la agenda antes de considerar reservado el horario. En una demostración, use datos ficticios, nunca datos reales de salud.